Part I
महाराष्ट्र सार्वजनिक अभिलेख अधिनियम, 2005:
हा कायदा महाराष्ट्रातील सरकारी अभिलेख (records) सुरक्षित ठेवण्यास, व्यवस्थापन करण्यास व जनतेस उपलब्ध करून देण्यास संबंधित आहे.
कलम 7: अभिलेख व्यवस्थापनाचे कर्तव्य
सर्व पब्लिक रेकॉर्डस राखणे, सेव्हिग ऑड डिसट्रॉईन्ग यासाठी नियमानुसार उपाययोजना करणे बंधनकारक आहे.
डिसट्रकशन ऑफ पब्लिक रेकॉर्ड (अभिलेख)
पब्लिक रेकॉर्ड नष्ट करायचे असल्यास, फक्त अधिकृत मंजुरीनंतरच (records retention schedule प्रमाणे) डिसट्रॉय करणे आवश्यक आहे.
कलम 8: अभिलेखांची नष्टी
कोणते अभिलेख निकृष्ट, अप्रासंगिक किंवा निकामी झाले आहेत का, हे ठरवून अधिकृत परवानगीनेच त्यांची नष्टी केली जाऊ शकते.
अभिलेख हस्तांतरण (Transfer of Public Records)
महत्त्वाचे अभिलेख एक ठराविक काळानंतर अभिलेखागार विभागाकडे (Directorate of Archives) हस्तांतरित करणे बंधनकारक आहे.
कलम 9: अभिलेख अधिकाऱ्याचे अधिकार व कर्तव्ये
अभिलेखांचे योग्य प्रकारे व्यवस्थापन करणे व आदेशानुसार अभिलेखाची पाहणी/पुरवठा करणे, याबाबत अभिलेख अधिकारी जबाबदार असतो.
मेन्टेन्स ऑड प्रिझरवेशन
सार्वजनिक अभिलेखांची नीट देखभाल, सुरक्षीतता व योग्य व्यवस्थापन करणे अनिवार्य आहे.
मुंबई उच्च न्यायालयाचा निर्णय (27/07/2015):
या निर्णयात स्पष्ट निर्देश दिले आहेत की सार्वजनिक अभिलेखांचे योग्य व्यवस्थापन, सुरक्षितता व नोंदणी वेळोवेळी करण्यात यावी.
कोणत्याही अभिलेखाची नासाडी, विलंब किंवा चुकीचे नष्ट करणे गंभीर अपराध मानला जाईल.
संबंधित अधिकाऱ्यांवर कारवाई होऊ शकते जर ते योग्य वेळी अभिलेखांची हाताळणी किंवा हस्तांतरण करत नसतील.
जर योग्य अभिलेख व्यवस्था नसेल तर ती माहिती सार्वजनिक अधिकार अंतर्गत (RTI Act) मागितल्यास उपलब्ध करणे कठीण होईल, आणि त्यामुळे शासकीय यंत्रणेवर जबाबदारी निश्चित होईल.
न्यायालयाने निर्देश दिले आहेत की सर्व संबंधित विभागांनी तत्काळ आणि प्रभावीपणे सार्वजनिक अभिलेखांचे संरक्षण व व्यवस्थापन करावे.
तात्काळ योग्य ती कारवाई काय अपेक्षित आहे?
रिकॉर्ड्सचे वर्गीकरण (classification) करणे.
प्रत्येक अभिलेखाची स्थिती तपासून योग्य ती नोंद ठेवणे.
अप्रासंगिक अभिलेख नष्ट करण्यासाठी सक्षम प्राधिकरणाची मंजूरी घेणे.
सर्व अभिलेख योग्य प्रकारे संग्रहित व सुरक्षित ठेवणे.
जनतेला अभिलेख सहजपणे उपलब्ध करून देण्यासाठी सोयीसुविधा वाढवणे.
RTI संबंधित प्रकरणात अभिलेख सहज शोधता यावेत म्हणून प्रणाली विकसित करणे.
तात्काळ योग्य ती कारवाई:
याचा अर्थ असा की:
सर्व संबंधित अभिलेखांचे संरक्षण, जतन व वर्गीकरण त्वरीत करावे.
जी अभिलेख हस्तांतरणाच्या पात्रतेत येतात ते अभिलेख विभागाकडे सुपुर्द करावेत.
विनाअनुमती कोणतेही अभिलेख नष्ट करू नयेत.
नियमांचे पालन न केल्यास जबाबदार अधिकाऱ्यांवर शिस्तभंगविषयक कारवाई केली जाऊ शकते.